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Simplified Technical English (STE) Fallstudie: Wie Sie die Thumbs Up Technik benutzen können und die Übersetzungskosten direkt um 20% verringern!

Ferry Vermeulen Tools

Es gibt heutzutage VIEL ZU VIELE technische Schreiber, die denken, dass Simplified Technical English eine Sprache ist, die schwierig umzusetzen ist und dass die verfügbaren STE-Tools viel zu teuer sind.

Falsch!

Heute werde ich Ihnen zeigen, wie ich die Übersetzungskosten um 20% senkte, indem ich schnell die Grundlagen von STE bei der Dokumentation anwendete, die ich schreibe. Es sind nur 3 einfache Schritte zur Kostensenkung.

Wie habe ich diese Kosten eingespart? Mit der Thumbs-Up Technik und dem STE-Tool, bei denen ich mich dazu entschlossen habe, sie jedem zur Verfügung zu stellen. Das APProved STE-Tool ist ein STE-Checker, basierend auf dem STE-Wörterbuch. Es ist ein technisches Schreib-Tool, das direkt benutzt werden kann, um Simplified Technical English in Ihrer eigenen Dokumentation einzuführen.

Heute will ich detailliert den Weg zusammenfassen, wie Sie das selbst machen können. Ich werde Ihnen eine Technik zeigen, die Ihnen fast garantiert, dass Sie die Qualität Ihrer technischen Dokumentation direkt verbessern und sofort Übersetzungskosten von bis zu 20% sparen werden.

Sie schreiben Anleitungen, oder möchten Sie Ihre technischen Schreibfertigkeiten entwickeln, indem Sie STE einbauen? Lesen Sie weiter, um zu lernen wie…

Umsetzung von Simplified Technical English für alle technischen Schreiber: die Thumps-Up-Technik

Bevor ich diese Technik benutzt habe, hatte ich einige Schwierigkeiten beim Finden von treffenden, eindeutigen Wörtern/Sätzen (beim Dokumentation schreiben).

Also, was habe ich gemacht? Ich entwickelte die Thumps-Up-Technik, die ein selbst entwickeltes STE-Tool enthält. Kurz gesagt, enthält diese Technik eine vereinfachte Version von beiden Teilen des ASD-STE100 Simplified Technical English Standard: die  Simplified Technical English Schreibregeln UND das  Simplified Technical English Wörterbuch.

Die Benutzung der Thumps-Up-Technik zusammen mit dem STE-Tool, brachte die folgenden Vorteile:

    • Übersichtlichkeit beim Schreiben
    • Einsparungen bei der Übersetzung
    • Verbesserte Sicherheit
    • Reduzierte Wartungszeit
    • Effizienteres Schreiben

Der beste Teil?
Sie können das Gleiche bei Ihrem Inhalt machen, sogar, wenn Sie nicht das gleiche Budget wie die Marketing- oder F & E Abteilung des Unternehmens haben, für das Sie arbeiten. Alles was Sie tun müssen, ist es diesen Schritten zu folgen und mein STE-Tool zu benutzen.

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Die 3-Schritte zur Anwendung der ,,Thumbs-Up-Technik”, um Übersetzungskosten schnell einzusparen.

Es gibt nur 3-Schritte, die die Thumbs-UP-Technik ausmachen:

Schritt 1: Löschen Sie irrelevante Informationen und wählen Sie nur die relevanten Informationen aus.
Schritt 2: Gehen Sie zum THUMBS UP STE-Tool (siehe unten) und überprüfen Sie die genehmigte Bedeutung Ihrer Nomen, Verben, usw.
Schritt 3: Benutzen Sie in Ihren Sätzen eine einfache und verständliche Sprache.

Englisch ist eine sehr reiche Sprache. Viele Worte sind überflüssig oder vieldeutig und die englische Grammatik ist komplex. Beim Schreiben im Simplified Technical English geht es darum, die Wahl zu treffen zwischen Wahr oder Gelogen, Richtig oder Falsch, Relevant oder Irrelevant, Gut und Schlecht und Approved und Nicht-Approved.

Schritt #1: Löschen Sie irrelevante Informationen und bestimmen Sie relevante Informationen

Viele Lehrinhalte, wie Aufgaben und Warnungen, enthalten Informationen, die für den Endnutzer nicht relevant sind, um die Aufgabe abzuschließen. Lassen Sie uns das folgende Beispiel anschauen:

THE SYNTHETIC LUBRICATING OIL USED IN THIS ENGINE CONTAINS ADDITIVES WHICH, IF ALLOWED TO COME INTO CONTACT WITH THE SKIN FOR PROLONGED PERIODS, CAN BE TOXIC THROUGH ABSORPTION.

In rot habe ich alle Informationen hervorgehoben, die NICHT relevant sind, um den Benutzer klar zu warnen.

In grün habe ich die Informationen hervorgehoben, die der Benutzer wirklich kennen muss, um richtig gewarnt zu sein. Sehen Sie wie viel Informationen ich als NICHT relevant erachte?

Bei Schritt 1 der Thumbs-Up-Technik geht es darum, alle irrelevanten Informationen loszuwerden und nur die Informationen auszuwählen, die für den Endbenutzer relevant sind.

Wie unterscheidet man diese zwei Typen an Informationen? Indem Sie sich diese Frage stellen: Benötigt der Benutzer dieses Wort oder diese Information wirklich, um die Aufgabe fertigzustellen? Wenn nicht, dann werden Sie diese Worte los!

Thumbs up für grüne Wörter; Thumbs down für rote Wörter!

Sie haben vielleicht jetzt schon einige Wörter gespart. Es ist Zeit für Schritt 2, bei dem Sie mein Simplified Technical English Tool benutzen.

Schritt #2: Benutzen Sie das THUMBS UP STE-Tool, um genehmigte und nicht genehmigte Wörter in dem Simplified Technical English Wörterbuch zu prüfen

Beachten Sie, dass die Wörter, die Sie in Ihrer Dokumentation auswählen, einen großen Einfluss haben können! Lassen Sie uns einen genaueren Blick auf das Wort „SET” werfen. Das Wort kann unter anderem Folgendes bedeuten:  "verringern" oder "ablehnen", "fest" und "starr" oder "in eine spezifische Position stellen". Es ist sehr wichtig auf klare, präzise und beständige Weise zu schreiben!

Noch nicht überzeugt? Sehen Sie sich diesen Satz an: “Turn off the engines not required”. Das könnte bedeuten:

  • Turn off the engines that are not required, or
  • Turning off the engines is not required

Jetzt überzeugt? Versuchen Sie es selbst. Was könnte der Satz “Cut the power” bedeuten?

STE und doppelsinnigkeiten

Haben Sie es verstanden? Das ist der Grund dafür, warum der ASD-STE100 Simplified Technical English Standard ein Wörterbuch (Teil 2 des Standards) enthält. Das Wörterbuch ist nur eine Liste von 850 Wörtern, die zur Benutzung erlaubt sind. Es enthält Einträge zu genehmigten (approved) und nicht genehmigten (unapproved) Wörtern. Die approved Wörter können nur entsprechend ihrer spezifischen Bedeutung benutzt werden. Zum Beispiel kann das Wort ,,close" nur für eine der zwei Bedeutungen benutzt werden:

  1. To operate a circuit breaker to make an electrical circuit.
  2. To move together or to move to a position that stops or prevents materials from going in or out.

Also, kann das Wort ,,close” nur als ein Verb und nicht als Adverb benutzt werden. „Do not go close to the test during the test“, ist deswegen eine unapproved Benutzung des Wortes ,,close“.

Normalerweise wird jedes Wort nur einmal für einen Teil der Rede erlaubt. Zum Beispiel spezifiziert das Simplified Technical English Wörterbuch das Wort ,,oil“ als ein Nomen. Deswegen darf das Wort ,,oil“ nicht als ein Verb benutzt werden:

    • 'Oil the valve' ist nicht erlaubt, weil in diesem Satz 'oil' ein Verb ist.
    • 'The oil is dirty' ist erlaubt, weil in diesem Satz 'oil' ein Nomen ist.

Die Benutzung von approved und unapproved Wörtern wird in den folgenden 4 Schreibregeln zusammengefasst:

    • Wählen Sie die Wörter aus den Wörtern im Wörterbuch aus.
    • Benutzen Sie genehmigte Wörter aus dem Wörterbuch nur als Teil der gegebenen Rede.
    • Behalten Sie die genehmigte Bedeutung eines Wortes in dem Wörterbuch. Benutzen Sie
      das Wort nicht mit jedem Wort oder der Bedeutung.
    • Benutzen Sie nur die Verbformen und Adjektive, die in dem Wörterbuch gezeigt werden.

Und hier kommt der gute Teil! Sie können überprüfen, ob ein Wort approved oder unapproved ist, indem Sie das THUMBS UP STE-Tool benutzen. Es ist also nicht nötig, dass Sie versuchen einen Simplified Technical English Dictionary Download zu finden. Dieses THUMBS UP STE-Tool basiert auf der ASD-STE100-Spezifikation. Die ASD ist Urheberrechtsinhaberin der ASD-STE100-Spezifikation.

Um die genehmigte/ nicht genehmigte Bedeutung eines Wortes zu überprüfen, machen Sie Folgendes:

  1. Öffnen Sie das “THUMBS UP STE-Tool” (Klicken Sie auf die Schaltfläche unten um zum STE-Tool zu gelangen)
  2. Tippen Sie in dem Search-Feld das Wort, das Sie überprüfen möchten (z.B. tippen Sie ENSURE).
  3. Klicken Sie auf OK. Alle Eingaben, die ENSURE enthalten, werden in grün hervorgehoben.
  4. Wählen Sie das genehmigte Wort aus, dass Sie in Ihrer Dokumentation benutzen möchten. (siehe untenstehende Erklärung).

Was zeigt Ihnen das THUMBS UP STE-Tool?

Wenn man nach einem spezifischen Stichpunkt sucht, wird alles, was in Simplified Technical English (Thumbs up!) genehmigt wird, in GROßBUCHSTABEN angezeigt. Stichpunkte in Kleinbuchstaben zeigen, dass Sie ein anderes Wort oder eine andere Konstruktion benutzen müssen (Thumbs Down!).

Sie werden die folgenden Informationen in den vier Spalten finden:

1. Keyword (part of speech): 
Benutzen Sie nur ein approved Wort als Teil der gezeigten Sprache. Jedes genehmigte Word in STE wird nur als ein spezifischer Worttyp erlaubt, z.B. ist „ACCESS“ nur als Nomen erlaubt (the access), aber nicht als Adjektiv (accessible). Es gibt acht Wortarten, die in Simplified Technical English benutzt werden: Verb (V), Nomen (N), Pronomen (Pn), Artikel (Art), Adjektive (Adj), Adverb (Adv), Präposition (Pre) und Konjunktion (Kon).

2. Approved meaning/ALTERNATIVES: 
Das beinhaltet die Bedeutung eines approved Stichpunktes, der in Simplified Technical English benutzt wird, da einige Wörter mehrere Bedeutungen im alltäglichen Englisch haben können. Für unapproved Wörter kann diese Spalte genehmigte Alternative(n) anzeigen. Wenn ein technischer Name oder ein technisches Verb mit einer genehmigten Bedeutung benutzt wird, wird dieses Wort als (TN) oder (TV) bezeichnet.

3. APPROVED EXAMPLE: 
In dieser Spalte wird gezeigt wie ein approved Wort richtig benutzt werden kann oder wie man die vorgeschlagenen genehmigten Alternativen benutzt, um unapproved Wörter zu ersetzen.

4. Not approved: 
Diese Spalte zeigt Textbeispiele, die nicht in Simplified Technical English geschrieben sind und die einen unapproved Stichpunkt enthalten.

STE Wörterbuch

 

Das THUMBS UP STE Tool ist ein STE checker, basierend auf dem Simplified Technical English Wörterbuch. Das ist ein technisches Schreib-Tool, das direkt benutzt werden kann, um Simplified Technical English in Ihre eigene Dokumentation einzuführen.

Lassen Sie uns nun urück auf das Beispiel kommen, dass ich in Schritt #1 benutzt habe. Nachdem Sie die grün hervorgehobenen Wörter in das THUMBS UP STE Tool gelegt haben, habe ich die folgenden approved Wörter gefunden:

Used word Approved word
Oil Oil (TN)
Engine Engine (TN)
Skin Skin
Toxic Poisonous
Absorbtion Absorb (v)

Schritt #3: Stellen Sie Ihren Satz in einfache und verständliche Sprache um.

Dieser Schritt enthält Teil 1 des ASD-STE100 Simplified Technical English Standards: die Schreibregeln. Der Standard beschreibt 66 Regeln!

Haben Sie keine Angst!

Die meisten technischen Schreiber setzen diese Regeln von Natur aus um. Das ist der Grund dafür, warum ich nicht alle 66 Regeln hier erwähnen werde, aber ich werde Ihnen zeigen, wie man die Abkürzung benutzt (für die vollständige Anwendung der ASD-STE100-Spezifikation empfehle ich Ihnen die Lektüre der Schreibregeln und/oder die Teilnahme an einer STE-Schulung)!

Es gibt zwei Dinge, die Ihnen dabei helfen werden Ihre Sätze umzustellen:

1. Sehen Sie sich die Sätze in der Spalter der GENEHMIGTEN BEISPIELE meines THUMBS UP STE-Tools an

Die Schreibregeln wurden in all diesen Sätzen angewendet. Ohne alle 66 Regeln zu kennen, können Sie häufig benutzte Sätze aus dieser Spalte kopieren/einfügen oder die Art, wie diese Sätze aufgebaut sind, imitieren und Ihre eigenen Sätze kreieren.

STE schreib regeln

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2. Stellen Sie den Kernpunkt der Informationen dar und übermitteln Sie ihn in einfacher und verständlicher Sprache

Es geht im Grunde bei allen 66 Schreibregeln darum den Kernpunkt der Informationen zu präsentieren und ihn in einfacher und verständlicher Sprache zu übermitteln.

Um bei einem funktionalen Ansatz in kontrollierter Sprache zu schreiben, gibt es spezifische Regeln für Textfunktionen wie Einleitungen, Ergebnisse und Warnungsnachrichten. Hier sind zwei einfach Beispiele von funktionalen kontrollierten Sprachregeln:

Textfunktion: Einleitung
Muster: Verb (Infinitiv) + Artikel + Objekt + Satzzeichen
Beispiel: Klicken Sie auf den Knopf.

Textfunktion: Ergebnis
Muster: Artikel+ Objekt + Verb (Gegenwart) + Satzzeichen
Beispiel: Das Fenster „Spesenrechnung” erscheint.

In beiden Beispielen wird der Kernpunkt der Information in einfacher und verständlicher Sprache dargestellt und übermittelt. Denken Sie daran, wenn Sie die Sätze umstellen!

Gehen wir zum Beispiel aus Schritt #1 zurück. Ich habe den Text folgendermaßen umgestellt:

DO NOT GET THE ENGINE OIL ON YOUR SKIN. THE OIL IS POISONOUS. IT CAN GO THROUGH YOUR SKIN AND INTO YOUR BODY.

Sehen Sie wie viel weniger Worte ich im Vergleich zu dem ursprünglichen Text benutzt habe?

Schnelle Schlussfolgerung

So können Sie die Thumps-Up-Technik und das THUMBS UP STE-Tool benutzen, um STE schnell einzubauen und die Qualität des Inhalts einfach  zu verbessern.

Anders als andere STE-Tools, können Sie es direkt einbauen und damit beginnen Übersetzungskosten zu sparen. Ich habe erfolgreich mehr als 20% ab dem Tag gespart, an dem ich begann diese Technik zu benutzen.

Wenn mein Beitrag filfreich für Sie war würde ich eine Teilen über die sozialen Medien begrüßen,

Sind Sie bereit, um zu beginnen?

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Wikipedia über Simplified Technical English
Simplified Technical English (oder Simplified English), ist der Name einer kontrollierten Sprache, die ursprünglich für technische Instandhaltungshandbücher für die Weltraumindustrie entwickelt wurde. Es ist eine begrenzte und standarisierte Untergruppe von Englisch. Unterdessen wurden Varianten entwickelt, wie Simplified Technical Japanese.

Mehrere Tools
Es gibt auch weitere, avanciertere (ausgereifte, fortgeschrittene) STE-Tools wie diese plugin mit Madcap Flare und Acrolinx Software.

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