Eine Software-Anleitung erstellen?

Zweck einer Software-Anleitung ist es, dem Nutzer eines Softwareprodukts Informationen darüber zu vermitteln. Unter Software verstehen wir sowohl Softwarepakete als auch Software auf Geräten wie Smartphones, intelligenten Thermostaten und Meta-Produkten. Eine Software-Anleitung hat zum Zweck, dem Nutzer Anweisungen zu erläutern und bei eventuellen Fehlern Unterstützung bei deren Behebung zu leisten.

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Eine Software-Anleitung in 17 Schritten erstellen

Eine Software-Anleitung zu erstellen, erfordert einen anderen Ansatz als die Erstellung einer Anleitung für ein physisches Produkt. Umfassende Kenntnis der Unterschiede trägt zu Qualität der Anleitung bei. Nachstehende Aufzählung benennt kurz die wichtigsten Eigenschaften einer Software-Anleitung.

1.  Konzentration auf relevante Informationen

Nutzer sollen sich nicht durch endlose Papierberge mit „ausschließlich Informationen“ durcharbeiten müssen. Daher ist es wichtig, nur das absolute Minimum der erforderlichen Informationen anzugeben. Sämtliche nicht relevanten Informationen, die unter zusätzliches Wissenswertes fallen, werden nicht in die Anleitung aufgenommen, um die Aufmerksamkeit auf das Erlernen der entsprechenden Fähigkeit zu richten. (Minimalismus Prinzip Nr. 1a).

2.  Konzentration auf Aktion

Wichtig ist es, eine Anleitung zu entwerfen, mit der Nutzer direkt die Gelegenheit erhalten, etwas zu unternehmen. Daher sollten weniger grundlegende Informationen gegeben werden und ein größeres Augenmerk darauf gelegt werden, den Nutzer mit Grundaktionen üben zu lassen. Nutzer möchten etwas mit ihrem Produkt gestalten und nicht darüber lesen. Eine der größten Herausforderungen ist es, ein gutes Gleichgewicht zwischen der Unterstützung von Aktionen des Nutzers und der Erteilung von grundlegenden Informationen zu finden. (Minimalismus Prinzip Nr. 1b).

3.  Neugierde fördern

Nutzer müssen regelmäßig aufgefordert werden, weitere Optionen des Programms zu entdecken. Versuchen Sie, die Neugierde und Innovation zu fördern und zu unterstützen. Solche Einladungen an den Nutzer werden häufig wie folgt formuliert: „Bitte versuchen Sie...“, „Versuchen Sie es selbst“ (im Gegensatz zu Informationen wie „Sie können außerdem…“ und „Eine weitere Möglichkeit ist…“). Solche Formulierungen führen dazu, dass bis zu 33% mehr entdeckt wird. Setzen Sie die Einladung, die Software zu entdecken, ans Ende eines Kapitels oder eines Abschnitts. Das optimale Gleichgewicht zwischen der Erteilung einer Anweisung und der Förderung der Neugierde variiert je Projekt stark. Sorgen Sie jedoch immer dafür, dass die Neugierde des Nutzers eine angemessene Wahrscheinlichkeit auf Erfolg hat und relativ sicher ist. Der Nutzer muss leicht wieder zum Ausgangspunkt zurückkehren können.  (Minimalismus Prinzip Nr. 1c).

4.  Grundlegendes vermitteln

Vermitteln Sie grundlegende Informationen dann, wenn der Nutzer dafür am besten empfänglich ist. Nutzer von Software sind mehr daran interessiert, grundlegende Informationen zu erfahren, nachdem sie Funktionen ausprobiert haben. (Minimalismus Prinzip Nr. 1d).

5.  Integrität des Nutzers wahren

Nutzer möchten häufig ein kurzfristiges Ziel erreichen und weniger raffiniert als der Ersteller der Anleitung. Sorgen Sie als Ersteller dafür, dass Sie nicht zu vieles auferlegen, von dem Sie denken, dass dies (auch) für den Nutzer wichtiges Wissen ist. Ein Beispiel ist die passive Hilfefunktion, die vom Nutzer dann eingeschaltet werden kann, wenn er denkt, diese zu benötigen. (Minimalismus Prinzip Nr. 1e). 

6.  Auf Aufgaben abzielen

Gestalten Sie Anweisungen wie tatsächliche Aufgaben. Nutzer sehen am liebsten Ziele und Aktivitäten, die als „echt“ empfunden werden. Beispiele sind Benutzereinstellungen des Telefons oder Aufgaben von Textverarbeitungsprogrammen wie  Dokument drucken oder Dokument speichern. (Minimalismus Prinzip Nr. 2a).

7.  Überschriften besondere Aufmerksamkeit widmen

Der Aufbau der Anleitung muss die Struktur der Aufgabe widerspiegeln (Minimalismus Prinzip Nr. 2b). Überschriften sollen angeben, welche Informationen auf der entsprechenden Seite gefunden werden können. Der Nutzer muss beim Lesen einer Überschrift wissen, warum er Zeit in das Lesen dieses Abschnitts investieren soll. Arbeiten Sie themenbasiert. Jedes Kapitel und jeder Abschnitt muss eine Antwort auf lediglich eine Frage bieten.

Die Verwendung von Überschriften wie Ihre Arbeit speichern und Ihr Dokument drucken sind besser als Überschriften wieNutzerhinweise oder Microsoft Word. Außerdem ist die Überschrift Check The Time Around The World besser als World Clock View. Versuchen Sie in Überschriften, auch immer auf das Thema zu verweisen. Siehe nachstehendes Beispiel.

8.Fehlerwahrscheinlichkeit verringern 

Sorgen Sie dafür, dass die Fehlerwahrscheinlichkeit möglichst klein ist (Minimalismus Prinzip Nr. 3a). Nutzer machen viele Fehler und sind häufig 25 bis 50% der Zeit mit der Korrektur ihrer Fehler beschäftigt. Die beste Möglichkeit zur Fehlervermeidung ist es, selbst die Software gründlich zu prüfen. Zudem kann erwogen werden, einen Trainingsmodus einzurichten, in dem bestimmte Funktionen während der Trainingsphase nicht verwendet werden können. In der Anleitung können die Grundregeln oder Richtlinien für das Schreiben guter Texte angewendet werden, beispielsweise:

  • Beschreibung sicherer Aktivitäten
  • Verwendung von kurzen und einfachen Sätzen
  • Verwendung von aktiven und starken Verben
  • Darstellung von Signalinformationen
  • Verringerung von Fachsprache (siehe auch Punkt 15)
  • Tipps geben 

9.  Nutzertests durchführen

Der Ersteller der Anleitung muss sich die Zeit nehmen, die Software-Anleitung mit Nutzern zu testen. Anhand dieses Tests kann die Anleitung verbessert werden und/oder können Informationen ergänzt werden. Ergänzen Sie Informationen, wenn eine durchzuführende Handlung mit der Erfahrung des Nutzers im echten Leben kollidiert oder wenn eine Korrektur der Handlung schwierig ist. (Minimalismus Prinzip Nr. 3b).

10.  Fehler beheben

Verwenden Sie eine schrittweise Gliederung, um Probleme oder Fehler zu beheben. Schritte dieser Gliederung:

  • Fehlererkennung
  • Fehlerermittlung
  • Fehlerbehebung

Fehlererkennung und Fehlerbehebung sind immer erforderlich. Fehlerermittlung ist nicht immer erforderlich, um den Fehler auch tatsächlich zu beheben. Informationen über Fehler sind häufig wertvolle grundlegende Informationen. (Minimalismus Prinzip Nr. 3c).

 

11.  Kurz und prägnant formulieren

Nutzer verwenden eine Anleitung nicht systematisch. Meist lesen Sie die Anleitung, um etwas zu tun, aber gelegentlich auch, um Wissen zu vertiefen oder gezielt Informationen zu suchen. Durch die kurze und prägnante Formulierung und nicht sämtliche vorhandenen Informationen darzustellen, werden alle Lesestrategien unterstützt. Kurze Sätze, Aufgaben, Themen, Kapitel usw. vermitteln dem Nutzer den Eindruck, dass es keiner großen Anstrengungen bedarf, um das gewünschte Ergebnis zu erzielen. Da nicht sämtliche Informationen dargestellt werden, wird der Nutzer angeregt, selbst zu recherchieren und selbst nachzudenken. Lassen Sie zudem sämtliche Informationen weg, die den Nutzer ablenken könnten. Tipp von INSTRKTIV: Geben Sie an, wie lange es dauert, eine Aufgabe zu erledigen. Eine Faustregel besagt, dass eine Aufgabe nicht länger als 20 Minuten dauern sollte. (Minimalismus Prinzip Nr. 4a).

12.  Kapitel schließen

Ein in sich geschlossenes Kapitel bzw.  ein modulares Kapitel sorgt dafür, dass der Nutzer lediglich die Kapitel lesen muss, für die er sich interessiert. Vollständige Modalität ist jedoch nicht immer möglich. (Minimalismus Prinzip Nr. 4b).

13.  Entsprechende Darstellungsform wählen

Achten Sie auf die Darstellung. Vermeiden Sie, dass eine Anleitung den Umfang eines Telefonbuches hat. Erläutern Sie dem Nutzer die Oberfläche (vergleichbar mit einem Quick Start Guide). Lassen Sie ausreichend Freiraum am Rand, zwischen den Zeilen und um Abbildungen. Dies verbessert die Lesbarkeit und Verständlichkeit eines Textes. Denken Sie über die Schriftart nach. Wählen Sie für die Veröffentlichung online eher eine serifenlose Schriftart und für die Veröffentlichung auf Papier eine Schriftart mit Serifen.

14.  Konsistente Informationen schaffen

Sorgen Sie dafür, dass das Inhaltsverzeichnis und die Produktoberfläche eine komplementäre Informationsarchitektur besitzen. Die Anleitung strukturiert Informationen thematisch, während die Oberfläche diese visuell darstellt. Wenn die thematische Struktur nicht der visuellen Struktur entspricht, kann dies den Nutzer verwirren. Ein Beispiel finden Sie unter UX Magazine.

15.  Vermeiden Sie (teilweise) Fachsprache

Verwenden Sie Fachsprache, jedoch in Maßen. Häufig wird entschieden, einfachere Sätze zu formulieren und Fachsprache sowie Fachbegriffe zu vermeiden. Meist enthält die Oberfläche jedoch bereits Terminologie. Zur Sicherstellung der Konsistenz wird die verwendete Terminologie am besten in einem Glossar in der Anleitung erläutert.

16.  Reihenfolge der Aktionen beachten

Beachten Sie die Reihenfolge der Aktionen. Ein Nutzer möchte in der Reihenfolge vorgehen wie in der Anleitung beschrieben. Formulieren Sie zum Beispiel „Wählen Sie Datei und anschließend Drucken“ statt „Klicken Sie auf Drucken im Menü Datei“. 

17.  Bausteine verwenden

Erwägen Sie den Einsatz von Bausteinen für unterschiedliche Informationsformate je Thema. Zudem ist es möglich, folgende Blöcke standardmäßig zu verwenden:

  • Tipps
  • Erläuterung der Softwarenutzung / Aufgabe
  • Fehlerkennung und Fehlerbehebung
  • Grundlegende Informationen

Bausteine schaffen einen Wiedererkennungswert und Konsistenz.


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