Eine Anleitung entwerfen lassen?

Ziel einer Anleitung ist die verständliche Übermittlung von Informationen eines Produkts an dessen Nutzer. In einer Anleitung werden sämtliche möglichen Nutzeraspekte erläutert. Denken Sie beispielsweise an die Montage, Installation, Bedienung, Inbetriebnahme, Störungen und Transport. Nachfolgend sind einige Richtlinien für die Erstellung von guten Anleitungen aufgelistet. Sie können für die Erstellung Ihrer Anleitung auch uns beauftragen. Bei INSTRKTIV entwerfen und schreiben wir jede gewünschte Anleitung und ergänzen diese zudem durch aussagekräftige Illustrationen.

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Eine Anleitung in 5 Schritten 

Beim Entwerfen einer Anleitung müssen immer einige Aspekte berücksichtigt werden. Diese Aspekte sind für jedes Produkt, Gerät oder jede Software gleich und allgemein gültig. Umfassende Fachkompetenz und Kenntnis dieser Aspekte verbessert das Endergebnis beträchtlich. Nachfolgend sind die wichtigsten Aspekte für das Entwerfen einer guten Anleitung übersichtlich dargestellt. 

1.  Anleitung entwerfen? Zielgruppe kennen!

Seien Sie sich während sie eine Anleitung entwerfen ständig der Tatsache bewusst, dass jeder Nutzertyp  eigene Eigenschaften besitzt. Es ist wichtig, diese zu berücksichtigen, um so dem Nutzer die Informationen über das Produkt präzise und effektiv  zu vermitteln. Ältere Nutzer eines Telefons stellen andere Anforderungen an eine Anleitung als der Monteur eines komplexen Reinigungssystems. Eine gute Anleitung ist auf den Nutzertyp bzw. die Zielgruppe abgestimmt.

Vor dem tatsächlichen Entwerfen der Anleitung muss zunächst mit verschiedenen beteiligten Fachleuten gesprochen werden. Dies können Industriedesigner oder Elektrotechniker sein, aber beispielsweise auch Kommunikationsfachleute oder Werkzeugmacher. Diese Fachleute liefern Produktinformationen, die sie in ihrer eigenen Fachsprache formuliert haben. Für den Ersteller der Anleitung ist es anschließend die Kunst, diese Informationen auf verständliche Art und Weise dem Nutzer näherzubringen. Dabei ist es selbst verständlich entscheidend, dass keine Zugeständnisse bei den Gegebenheiten gemacht werden. 

2.  Inhaltsverzeichnis zusammenstellen

Vergleichen Sie beispielsweise zehn gute Anleitungen und versuchen Sie, die Gemeinsamkeiten zu erkennen. Eine gute Anleitung ermöglicht dem Nutzer, ein Produkt korrekt, sicher und zweckgemäß zu verwenden. Ohne eine vollständige Anleitung ist dies nahezu unmöglich. In Deutschland gibt es eine Norm für Gebrauchsanleitungen, die DIN 82079. Diese Norm beschreibt unter anderem den Inhalt einer Anleitung. Bei jeder Anleitung ist es wichtig, dass die dieser Norm umschriebene Gliederung vorhanden ist. Folgende Kapitel dürfen gemäß dieser Norm nicht fehlen: 

  • Technische Spezifikationen
  • Warnungen
  • Installation
  • Inbetriebnahme
  • Wartung 

3.  Produktinformationen sammeln

Wenn die Inhalte größtenteils festgelegt wurden, kann die Anleitung mit den zuvor genannten Informationen der Fachleute gefüllt werden. Zudem müssen beim Entwerfen einer Anleitung so viele weitere Informationen wie möglich über das Produkt gesammelt werden, etwa eventuelle CAD-Dateien, Marketingdokumentation, Risikoanalysen usw. Der Ersteller der Anleitung hört zu, analysiert, selektiert, versteht und stellt sich selbst Fragen bei der Informationsgewinnung.

Beim Entwerfen einer Anleitung ist es immer entscheidend, über sämtliche Verpflichtungen hinsichtlich der Haftung und Produktsicherheit informiert zu sein. Dort werden nämlich häufig auch Anforderungen an die Produktdokumentation gestellt. Daher haben diese Verpflichtungen Einfluss auf die Inhalte der Anleitung.

Für Verbraucherprodukte gilt die Richtlinie über die allgemeine Produktsicherheit 2001/95/EG. Diese Richtlinie wurde erstellt, um Verbraucher gegen mangelhafte Produkte zu schützen. Auch eine mangelhafte Anleitung wird nach dieser Richtlinie als Produktmangel betrachtet. Für professionelle Produkte werden häufig Anforderungen mittels „CE-Richtlinien“ gestellt. „CE“ steht dabei für „Conformité Européenne

 

4.  Texte erstellen

Wenn die Informationen vollständig und übersichtlich sind, können diese in verständliche Texte umgesetzt werden. In den meisten Fällen werden die Produktinformationen für die Anleitung redigiert. Während technische Informationen in der Regel zu komplex für die Zielgruppe sind, sind Marketingtexte häufig nicht informativ genug. Die Anleitung wird schließlich für den Nutzer geschrieben und diese Zielgruppe muss eine zentrale Rolle beim Entwerfen einer guten Anleitung sein. Die erforderlichen Informationen müssen dem Nutzer präzise und effektiv vermittelt werden.

Zwei Prinzipien, die eine entscheidende Rolle bei der effektiven Übermittlung von Informationen spielen: Minimalismus und Simplified Technical English (STE). STE verringert die Textmenge, indem überflüssige Informationen in Sätzen weggelassen werden. Dies führt durchschnittlich zu einer Verringerung von 30%. STE ist in der Norm ASD-STE100 beschrieben. Die Prinzipien des Minimalismus sorgen dafür, dass die erforderliche Aufnahmezeit um 30% sinkt und dass die Speicherung von Informationen um 25% steigt.

Bebilderte Texte sind häufig eine gute Entscheidung. In einigen Fällen können Illustrationen Texte sogar vollständig ersetzen. Illustrationen ersetzen Wörter und verringern dadurch die Übersetzungskosten. Außerdem sagt ein Bild mehr als 1000 Worte. Um die Lesbarkeit und Verständlichkeit zu steigern, ist es wichtig, ein gutes Gleichgewicht zwischen Text, Illustrationen und Leerraum zu finden. Versuchen Sie also, dieses Gleichgewicht bei der Erstellung einer Anleitung zu finden!

5.  Anleitung zusammenstellen

Die Anleitung in Papierform ist vermutlich am bekanntesten, Anleitungen online und on device  werden jedoch immer beliebter. Für die Veröffentlichung dieser unterschiedlichen Ausgabeformate gibt es diverse Softwarepakete. Diese Software für Authoring, Editing, Publishing nutzt Datenbanken, in denen Texte organisiert werden. Die gute modulare Verwaltung dieser Texte (mit entsprechenden Übersetzungen) fördert deren Wiederverwendung, wodurch die Übersetzungskosten beträchtlich gesenkt werden. Die am häufigsten verwendeten Softwarepakete in der technischen Dokumentation und bei der Erstellung von Anleitungen sind FrameMaker und Author-it

 


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